Guia practica para verse y actuar bien en reuniones virtuales.

La etiqueta o “el arte de vivir en sociedad de manera cordial “, evoluciona y se modifica de acuerdo a numerosos aspectos como lo son: El país o la época donde vivimos, nuestra edad o nuestro quehacer y por supuesto el contexto que nos rodea, entre otros

Hoy día, en medio de la pandemia que estamos atravesando, nuestra realidad social, profesional y laboral ha cambiado, y por ende nosotros debemos cambiar también y acoplarnos a la situación.

Ya la presencia física le da paso a la virtualidad y no estamos acostumbrados a desenvolvernos en ella. Por esto he creado esta guía que espero sea de gran utilidad para usted, su familia y su equipo de trabajo.

MEDIO PROFESIONAL Y LABORAL

Antes que nada, recordemos que el ámbito laboral no es tan relajado como el social y que muchos criterios que se manejaban en reuniones presenciales seguirán vigentes, tales como convocatorias, confirmaciones y asistencia y ante cualquier duda pregúntese a sí mismo, ¿haría esto o aquello en una reunión presencial?

Por otra parte, el medio social maneja varias de estas normas de manera mas tranquila e incluso algunas se obvian. Depende de usted y del medio en el que se desenvolverá el grado y las condiciones de uso.

1- PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

· Escenario: Ordenado, tranquilo y acorde al quehacer laboral y al motivo de la reunión. Así pues, temas académicos e intelectuales serán abordados en una biblioteca, temas culinarios en una cocina o en un comedor, etc. En algunas plataformas, existen fondos de pantalla que eliminan el problema de buscar el ambiente ideal de fondo, elija uno sobrio y neutro para reuniones de trabajo y uno divertido para encuentros casuales de amigos.

· Audio: Los audífonos con speaker son un buen elemento que agradecerán sus compañeros de reunión virtual y los de su hogar, tenga muy en cuento que los Wireless pueden presentar interferencias y perder la señal.

· Una red Wifi con buena capacidad evitara que pierda o lo pierdan en la videoconferencia.

· Tiempo: verificar el tiempo que dispone y si usted es el expositor ajustar su discurso al 75% del mismo, dejando un lapso de tiempo suficiente para saludos, inquietudes o posibles fallas de sistema. Muy útil tener un reloj de fácil visibilidad para control.

· Verificar que todo funcione perfectamente: plataforma, dispositivo, audio y video y sobre todo que su equipo tenga suficiente batería.

· Es de gran ayuda el conversar previamente con quienes convive, informando que tendrá una reunión virtual a fin de solicitar que eviten ruidos o presencias que puedan interferir en el adecuado desarrollo de la misma.

· Si tiene mascotas, en lo posible tenerlas lejos suyo y alimentarlas con anterioridad.

· En caso de necesitar documentos que serán comentados en la reunión, estos deben ser suministrados con anterioridad y tras el encuentro no olvide enviar a los participantes las conclusiones o información importante tratada allí.

2- NORMAS DE NETIQUETTE*.

*Reglas que existen tras la aparición y el uso de medios tecnológicos.

· Puntualidad total, En señal de respeto hacia los otros. El anfitrión y el invitado principal deben estar, mínimo, 15 minutos antes en línea para coordinar todo y esperar a los invitados.

· Al ingresar al encuentro, se saluda mediante texto en el chat para no interferir en la reunión o vía oral, en caso que esta no haya iniciado. Si usted es el anfitrión de la reunión tras el saludo general se estila nombrar algunos de los participantes conectados dándoles las gracias por aceptar la convocatoria.

· En caso de reuniones profesionales y si hubiese la posibilidad, es menester presentar a los participantes o dar espacio para que ellos lo hagan.

· Para evitar situaciones incomodas o extendernos demasiado en el encuentro, es valido manejar una agenda de la misma, donde además se estipulen las normas y los tiempos que se manejaran.

· El moderador podría solicitar apagar cámaras y cerrar micrófonos o hacerlo el mismo, así como bloquear comentarios para evitar interrupciones y para agilizar la velocidad de internet.

· Si por el contrario la reunión se lleva a cabo con la cámara abierta, el contacto visual y la concentración son muy importantes para los miembros del encuentro. Cada micro-gesto estará exponiendo su actitud y personalidad. Una buena sonrisa y una actitud amable son altamente aplaudidas.

· En el momento de hablar en reuniones, donde hay un numero considerable de participantes, es primordial identificarse adecuadamente y exponer opiniones o preguntas de forma clara y concreta.

· Un buen coordinador debe lograr que los participantes interactúen y tengan espacio para expresarse; dar la palabra o proponer preguntas al auditorio es una buena forma de ello.

· El comer frente a los demás no esta bien visto, salvo que no tenga intervenciones orales y su cámara este apagada. (no hay que olvidar que, al comer, además de hacer gestos faciales, emitimos ruidos.). Evite mascar chicle o fumar y aunque se permite beber algo, por obvias razones se omite licor en escenarios laborales.

· En lo posible no interrumpir mientras alguien habla, salvo que el aporte que se hará, sea de vital importancia (voto en deliberaciones, etc.) para esto, las aplicaciones manejan un sistema de mano alzada donde se puede solicitar espacio para hablar. Si dos participantes hablasen al tiempo el ceder la palabra es un gesto muy galante.

· Mientras se asiste a la reunión se esta “presentes”: tareas múltiples nos distraen y distraen a los otros participantes. El solo hecho de mover los ojos en varias direcciones, el teclear o el hecho de abrir mas pestañas en el computador puede distraer e incomodar.

· Mantener una postura cómoda y erguida y estar muy atentos al lenguaje corporal que emitimos sin darnos cuenta: Por ejemplo: el deslizarnos en la silla, poner la mano sosteniendo la mejilla, bostezar y tener la mirada perdida, entre otros, denotan falta de interés y aburrimiento.

· Se puede bromear para suavizar un poco el ambiente, pero poco y si hay lugar, ya que según la revista entrepreneur las bromas en video chatting son un 30% menos graciosas que en persona.

· Las manos también hablan, por lo tanto, hay que usarlas, de manera acorde y moderada, para reforzar el discurso, evitando que pasen por arriba de la cabeza.

· El chat puede ser usado en caso de querer hablar y no encontrar momento o hacer apreciaciones respecto a un tema puntual y el moderador debe estar revisándolo frecuentemente para dar la palabra, contestar o dar a conocer opiniones.

· El punto focal visual en una conversación virtual debe estar puesta en la cámara cuando se habla y sobre la pantalla cuando se escucha.

· Mientras la reunión se esta efectuando, evitar retirarse y dejar la pantalla vacía. Si debe salir, solicite permiso, vía chat, para ausentarse y apagar su cámara, sea por un momento, o para salir de la reunión antes que esta finalice. el anfitrión debe informar oralmente e indicar

· Al finalizar el encuentro no olvide agradecer y despedirse y si usted lidera el encuentro, espere un poco a que la mayoría se desconecte, ojalá la totalidad. Recuerde verificar que su cámara y su audio queden apagados y el encuentro finalizado.

3- IMAGEN ADECUADA

· La apariencia física debe ser pulcra y bien cuidada, con un vestuario, un peinado y maquillaje casual pero moderado, Evitar a toda costa excesos o mostrar mucho ya que podría desviar la atención de la misma.

· Iluminación: En lo posible que se natural y de frente, evitar a toda costa situarse bajo lámparas ya que crearían sombras en la cara poco agradables o en contraluz lo cual impediría que su cara se vea. Se aconseja un aro de luz fría tras la cámara que asemeja el sol, en caso que no tenga luz suficiente en su hogar o ubicar un cartón blanco en las piernas que ilumina el rostro.

· El encuadre adecuado, es aquel en donde el dispositivo esté a una distancia cómoda, para ver y ser visto, que incluya torso medio superior y cabeza. El ángulo de la cámara de frente y ligeramente por arriba de su punto focal, ya que si la cámara esta muy arriba o muy abajo podrá desfavorecer la imagen. (un truco es poner el pc sobre libros, o conseguir trípode para el celular),

· VESTUARIO Y ACCESORIOS

· El código de vestir es un poco mas relajado, pero manteniendo la imagen profesional, Utilizar prendas en colores claros, con tonos blancos o grises, pues funcionan como reflectores de la luz y suavizan los rasgos.

· El foco de nuestro vestuario estará en la parte superior, por lo tanto, vale la pena revisar que colores y texturas son adecuadas para mi contextura y mi tonalidad corporal, evitando distraer con escotes, rayas o estampados muy fuertes. Hay que tener especial cuidado con lo que llevamos puesto en el tren inferior o en la espalda en caso que debamos levantarnos de nuestra silla.

· Accesorios muy grandes o que hagan ruido pueden interferir en la concentración, al igual que prendas demasiado elaboradas, colores estridentes o diseño muy atrayente.

· Si su pelo o rostro es de color oscuro evite estos tonos en su vestuario ya que podrían endurecer las facciones.

· MAQUILLAJE

· Utilizar hidratante y bloqueador solar ya que las luces de las pantallas también afectan y puede manchar la piel.

· El maquillaje debe aplicarse un poco mas “subido” que el que usamos habitualmente, ya que la cámara nos roba el color y podemos vernos pálidos o incluso demacrados, tener mucho cuidado con las bases y los polvos ya que pueden enfatizar nuestras líneas de expresión.

· Rostro: Aplicar un buen primer y en lugar de usar base, se recomienda usar corrector difuminado con brocha en las áreas que se necesite (ojeras, rosácea e imperfecciones). Para acentuar ángulos se usa un buen contorno que puede ser aplicado con la misma brocha para difuminar el tono. Luego una cantidad mínima de iluminador arriba del pómulo y arriba del labio superior. Un poco de rubor y listo

· OJOS Y CEJAS. Acentuarlos, mas no recargarlos, por lo tanto, evitar colores muy oscuros o efecto ahumado. Lo ideal es usar en el parpado un color neutro y suave, como palo de rosa o beige y delinear el extremo superior de las pestañas del centro del ojo hacia el extremo, con terminación línea hacia arriba difuminada con brocha. En la línea de pestañas inferior se hará lo mismo con lápiz, pero solo en el ultimo tercio. No olvide aplicar pestañina suficiente en pestañas superiores e inferiores, para enfatizar el ojo. Por ultimo, las cejas deben ser maquilladas de acuerdo a los ángulos del rostro con un color acorde al natural y luego peinadas con un cepillo especial.

· LABIOS colores favorecedores y acordes al tipo de reunión, Recuerde que los rojos y los violetas son mas efectivos en reuniones sociales en horas de la noche.

· Un truco interesante en caso de no querer o no disponer de energía o de tiempo para maquillarse para una reunión, les comparto este truco que descubrí en la revista GQ: “En Zoom podrá encontrar una maravilla de filtro que mejora nuestra apariencia. Para activarlo entrar en Settings (Preferencias) dentro de Zoom, y en Video Settings (Preferencias de video), donde se puede activar el HD y la aceleración de Software, damos click en “Touch Up My Appearance” (Retoca mi apariencia)” y voila: estaremos maquillados como por arte de magia, listos.

· Por último, les recuerdo que la belleza es subjetiva y que la finalidad de estos consejos es mejorar su imagen a través de la cámara, mas no modificarla. De igual manera, compartir las nuevas normas de netiquette para interactuar de manera correcta, ante la avalancha de reuniones virtuales que hoy día tenemos y las que se nos vienen encima; ya que esta tendencia de la virtualidad, llegó para quedarse.

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